Per EU-asetus 2016/679 ja Tietosuojavaltuutetun ohjeet. Laadittu 11.11.2023

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Helsingin science fiction seura r.y. (rek.141.321 /Y-tunnus:1100987-9)
c/o Toni Jerrman 
Länsisatamankatu 39 C 146 
00220 Helsinki
Suomi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Toni Jerrman, tjerrman@pp.htv.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Helsingin science fiction seura ry:n jäsenien ja entisten jäsenten henkilötietoja.

3. Rekisterin nimi

Helsingin science fiction seura ry:n jäsenrekisteri

4. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Helsingin science fiction seura ry:n jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä yhdistyslain mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu Helsingin science fiction seura ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisterissä käsitellään Helsingin science fiction seura ry:n jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Tiedot, jotka tulevat yhdistyksen käyttöön ja yhdistysavaimen rekisteriin ovat:

• Jäsenen suku- ja etunimi
• Jäsenen katuosoite, postinumero ja kaupunki
• Jäsenen kotipaikka
• Jäsenen sähköpostiosoite, ei pakollinen

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ainoana tietolähteenä toimii henkilön itse ilmoittamat tiedot suoraan jäsenrekisterin ylläpitäjälle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Helsingin science fiction seura ry:n jäsenrekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Helsingin science fiction seura ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiedot ovat Helsingin science fiction seura ry:n hallituksen jäsenrekisterin ylläpitäjän käytettävissä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille jäsenrekisterin toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Muilta osin tietoja voidaan luovuttaa Helsingin science fiction seura ry:n yhteistyökumppaneille jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi, esimerkiksi Tähtivaeltajan postittamisen toteuttamiseksi.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään päivityslomakkeen osalta väliaikaisesti Googlen järjestelmässä, Google Forms-palvelua käyttäen, EU:n ja Yhdysvaltain lakien alaisuudessa. Voit tutustua Googlen tietosuojakäytäntöön Googlen sivuilla. Lomakkeen tiedot poistetaan kun ne ovat siirretty jäsenrekisteriin. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina lainmukaisella perusteella. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

11. Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tulee osoittaa Helsingin science fiction seura ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tietojen korjaamista Oikaisupyyntö mahdollisista virheellisistä tiedoista tulee osoittaa Helsingin science fiction seura ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Tietoja ei luovuteta 3. osapuolille, eikä käytetä markkinointiin tai profilointiin.

13. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 17.11.2023.